Hagelberg-Raekallion sukuseura ry:n säännöt *

1 § 
Yhdistyksen nimi on Hagelberg-Raekallion Sukuseura ry ja sen kotipaikka on Espoon* kaupunki ja toimialueena koko maa.

2 §
Yhdistyksen tarkoituksen a on edistää sukututkimusta ja suvun historian tuntemusta*, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvaisuuden tunnetta jäsenten keskuudessa.

3 §
Yhdistys pyrkii toteuttamaan tarkoitusperiään
-järjestämällä kokouksia,
--keräämällä ja arkistoimalla sukua koskevaa tietoutta,
-selvittämällä suvun vaiheita sekä saattamalla tutkimustyön tulokset jäsenten tietoon,
-jatkuvasti luetteloimalla suvun jäsenet.

4 §
Yhdistyksen jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 18 vuotta täyttänyt, joka polveutuu Kuhmalahden Tapanilan sotilasvirkatalon lampuoti Jaakko Paavalinpoika Tapanilasta, Hagelberg-Raekallion suvun esi-isästä, tai joka on avioliiton kautta tähän sukuun liittynyt.

5 §
Yhdistykseen pyrkivän on ilmoitettava siitä yhdistyksen hallitukselle, joka päättää jäseneksi ottamisesta.

Jäsenen, joka haluaa erota yhdistyksestä, on siitä kirjallisesti ilmoitettava yhdistyksen hallitukselle tai sen puheenjohtajalle, taikka suullisesti yhdistyksen kokoukselle pöytäkirjaan merkittäväksi.

6 §
Yhdistyksen jäsenen tulee suorittaa varsinaisen sukukokouksen vahvistama vuotuinen jäsenmaksu. Poikkeustapauksessa hallitus voi erityisistä syistä vapauttaa asianomaisen maksu suorittamisesta.

Yhdistyksen jäsenistä tulee hallituksen pitää jäsenluetteloa.

7 §
Yhdistyksen hallitus valitaan joka toinen vuosi varsinaisessa sukukokouksessa. Sen toimikausi kestää varsinaisesta sukukokouksesta seuraavaan varsinaiseen sukukokoukseen.
Hallitukseen kuuluu yhdeksän jäsentä, joista joka toinen vuosi kolmannes on erovuorossa. Ensimmäiset erovuoroiset määrätään arvalla. Erovuorossa olevan jäsen voidaan valita uudelleen. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sekä keskuudestaan tai muista jäsenistä sihteerin ja yhdistykselle tarpeelliset toimihenkilöt. Samalle henkilölle voidaan osoittaa useampikin tehtävä.

Hallituksen puheenjohtajasta käytetään myös nimitystä sukuyhdistyksen esimies.

Hallitus voi keskuudestaan asettaa avukseen valiokuntia erityisten tehtävien hoitamista varten.

Hallitus on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä vähintään neljä muuta jäsentä on saapuvilla.

Päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni.

Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa.

8 §
Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja yhdessä taikka jompikumpi sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.

9 §
Yhdistyksen tilit päätetään kalenterivuosittain, mutta ne on jätettävä tilintarkastajille tarkastettaviksi vain joka toinen vuosi, viimeistään helmikuun kuluessa sinä vuonna jona yhdistyksen varsinainen sukukokous pidetään.

Tilintarkastajien lausunto tilien ja yhdistyksen hallinnon tarkastuksesta on jätettävä viimeistään seuraavan maaliskuun kuluessa hallitukselle.

10 §
Yhdistyksen varsinainen sukukokous pidetään hallituksen kutsusta sen määräämässä paikassa ja aikana joka toinen vuosi kesä-syyskuun kuluessa ja on siitä ilmoitettava yhdistyksen jäsenille vähintään kaksi viikkoa aikaisemmin kutsulla, joka on julkaistu sanomalehdissä tai saatettu tiedoksi kirjeellä taikka yhdistyksen omassa tiedotuslehdessä.

11 §
Sukukokoukselle valitaan puheenjohtaja ja sihteeri sekä kaksi pöytäkirjan tarkastajaa.
Todetaan kokouksen laillisuus.
Varsinaisessa sukukokouksessa päätetään seuraavista asioista:

1. hyväksytään yhdistyksen toimintakertomus hallituksen toimikauden ajalta,
2. hyväksytään tilit kahden edellisen kalenterivuoden ajalta ja päätetään vastuuvapauden myöntämisestä
    tilivelvollisille,
3. vahvistetaan hallituksen laatima seuraavan toimikauden toimintasuunnitelma ja kahden seuraavan
    kalenterivuoden talousarvio,
4. valitaan hallituksen jäsenet erovuoroisten tilalle,
5. valitaan kaksi varsinaista tilintarkastajaa ja kaksi varatilintarkastajaa kulumassa olevan ja seuraavan
    kalenterivuoden tilejä 
    sekä yhdistyksen hallintoa tarkastamaan,
6. päätetään kahtena seuravana kalenterivuonna kannettavan vuotuisen jäsenmaksun suuruus sekä
7. päätetään muista kokouskutsussa ilmoitetuista asioista.

12 §
Sukukokouksessa on jokaisella yhdistyksen läsnä olevalla jäsenellä, joka on maksanut jäsenmaksunsa kahdelta edelliseltä kalenterivuodelta tai siitä vapautettu, yhtäläinen äänioikeus.

Äänestys on avoin, ellei ole päätetty käyttää suljettua äänestystä. Päätökseksi tulee se mielipide, jonka hyväksi useimmat äänet on annettu, ellei näissä säännöissä määräenemmistöä edellytetä. Mikäli äänet menevät tasan, se mielipide voittaa, jonka puolesta kokouksen puheenjohtaja on äänestänyt. Äänten ollessa vaaleissa ja suljetuissa äänestyksissä tasan, määrätään tulos arvalla.

13 §
Päätös näiden sääntöjen muuttamisesta, yhdistyksen purkamisesta, kiinteistön ostamisesta, myymisestä tai kiinnittämisestä voidaan tehdä vain yhdistyksen varsinaisessa sukukokouksessa ja edellyttäen, että siitä on kokouskutsussa nimenomaan ilmoitettu. Edellä mainittujen päätösten tekoon tarvitaan kahden kolmasosan äänten enemmistö, äänestyksessä annetuista äänistä.

14 §
Jos yhdistys purkautuu, on viimeisessä sukukokouksessa päätettävä yhdistyksen omaisuuden käyttämisestä yhdistyksen tarkoitusperiä vastaavalla tavalla.

* Säännöt ovat tulleet voimaan Hagelberg-Raekallion Sukuseuran ry:n rekisteröintipäivänä 11.1.1982
* 1 § ja *2 § muutettu varsinaisessa sukukokouksessa 2.8.1997